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幹事さん必見!忘年会を上手に仕切る7つの心得とは?

   

12月になると会社では忘年会の話題で盛り上がります年末年始の忘年会、新年会は幹事をする機会も増える事でしょう。

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初めて幹事を引き受けてしまった方や前回幹事がうまくいかなかった方へ、今日は幹事の心得をまとめましたので是非参考にして素敵な一年を締めくくってくださいね。

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①幹事とは…

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当日の司会進行を兼ねることもありますが主には会場の手配や企画、準備手配を行う役割。

幹事の仕切りや漢字の準備一つで忘年会新年会が盛り上がるかさみしく終わるかが決まってしまうというほど責任は重大ともいえます。

②アンケートを取るのが成功のカギ

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幹事の仕事は責任重大と書きましたがすべてを抱え込まなくてもいいのです。

幹事一人ですべてを決めようとせずにアンケートを取ることでまとめやすくなり、また意見が通ったということで参加するメンバーの不満は減るともいます。

例えば実施する日程や場所、どんな料理が食べたいか、どんなお酒が飲みたいか、会費はいくらくらいがよいかなどの希望のアンケートをとる方法、もしくは、和食、イタリアン、焼き肉などのお店をあらかじめいくつかリサーチしてこの中ならどこがいいか、というアンケートでも収集しやすいかと思います。

アンケートの期限は大体一週間くらいを目安に置くとよいでしょう。

 

③時間に余裕をもって準備を

忘年会シーズンはお店が込み合い予約が取りにくくなったり、参加者も他の予定を詰め込みがちですので幹事の仕事はくれぐれも時間に余裕をもって行いましょう。

 

④お店選びのポイント

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お店選びのポイントは幹事自身が自信を持ってお勧めできる場所であることが一番かと思います。

お仕事も忙しい年末なのでついついネットでお店を選んでしまいがちですが、ネットなどに掲載されているお店の写真は広く明るく見えるようにとられているので実際に来店してがっかりしまいためにも1、下見として一度来店しておくのがポイントです。

下見はお店の雰囲気に加えて収容人数やトイレや店員さんの接客などもチェックしておくとよいでしょう。

 

⑤会費は事前に回収しておく
忘年会が始まってしまっては酔ってしまい会計が疎かになってしまいがちです。

誰が支払ったのかわからくなってしまったなどお金のトラブルを避けるためにも事前に回収しておくことをお勧めします。

また会費は追加オーダーの可能性なども考えて食事代の二割り増しくらいで設定し予定外の増額に備えてきましょう。

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⑥幹事からの挨拶をしっかり考えておく
乾杯の音頭や〆の挨拶など、忘年会はただの飲み会ではなくしっかり始まってちゃんと〆たいものですよね。

幹事としてここはしっかりとあいさつを前もって考えて置きましょう。

 

⑦最後までしっかり幹事の仕事をしましょう。

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事前の会場のリサーチ、会費の回収、当日の宴会の進行、〆の挨拶まで終わりましたら最後まで気を抜かずにもうひと仕事です。

会場への支払い、参加者の忘れ物の確認、泥酔してしまった方の介抱、上司のお見送り。ここまでお仕事をして完了です。

いかがでしたか

幹事のお仕事は事前の下調べから当日の仕切りなど忙しくて責任も重大です。

年末の一番の大仕事。ばっちり完璧にこなして素敵な一年を締めくくりましょう。

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