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「了解しました」と「承知しました」の正しい使い分け方とは?

   

あなたは上司や目上の人に何か頼まれた時、「了解しました」と答えますか?

上司の場合は「わかりました」でも問題ないですが、ビジネスメールや取引先の方が相手の場合は、敬語的な使い方をしなければなりません。

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「承知しました」とか「かしこまりました」という使い方をする場合があります。日本語の使い方の難しさを改めて感じますね。

今回はこのビジネス会話にポイントを置いてその使い方をご紹介します

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「了解」を使う場合

「了解」という言葉はそれだけで意味が通じますが、それに「しました」を付けますので丁寧語と捉えている方が多いです。

しかし、「了解」という言葉は、目上の人から相手のことを許すという言葉です。

例えば会社で部下が上司に対して「今日は10時に相手先を訪問します」という時に「了解」と答えます。

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反対に上司が部下に対して「少し遅れる」と言った場合、部下は「了解」とか「了解しました」と答えるのは、敬語的には問題ないのですが、最近のビジネスマナーとしてはあまり好まれません。

「了解」という言葉は目上の方が使うものだという理解をしておけばOKです。

・了解です・・・ビジネスマナーとしてはNG
・了解しました・・・丁寧な表現にはなりますが、上司や取引先の相手などには使わない方が良い
・了解いたしました・・・より丁寧で敬語的には問題ないのですが、最近のビジネスマナーではあまり使わない方が良い

「承知いたしました」が無難です。

では、上記のようなシチュエーションの場合、部下や目下の人はどう答えればいいのでしょうか。

社会人のビジネスマナーの研修では多くの場合、「承知いたしました」もしくはより丁寧な「かしこまりました」を使うように指導されています。

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【使い方例】

・上司より打ち合わせの時間のメールが到着した場合
(正)打ち合わせ時間の件、承知いたしました。
(誤)打ち合わせの件、了解しました。
・上司より取引先への連絡を依頼された場合
(正)取引先への連絡の件、承知いたしました。
(誤)取引先への連絡の件、了解しました。
・取引先より〇〇の依頼があった場合
(正)ご依頼いただきました○○の件、かしこまりました
(誤)ご依頼いただきました○○の件、了解しました。

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使用例を見れば歴然ですが、「了解しました」は同僚や部下に対して使い、「承知いたしました」や「かしこまりました」で使い分けることを覚えておきましょう。

参考までですが、正式には「承知いたしました」は「上司や目上の人の命令を承る」という意味、そして、「かしこまりました」は「理解して受ける」という意味があります。

このニュアンスの違いを覚えて置けば言葉の使い方を間違うことはありませんが、この2つのはどちらを使っても問題ありません。

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